Tenir ses comptes en achat-revente : recettes, achats, preuves
Comptabilité en achat-revente et micro-entreprise : livre des recettes, registre des achats, justificatifs à garder 10 ans, factures. Avec un modèle de tableau.
En micro-entreprise d'achat-revente, tenir ses comptes veut dire trois choses : un livre des recettes rempli dans l'ordre chronologique, un registre des achats récapitulé par année, et les justificatifs conservés pendant 10 ans. Pas de bilan, pas de logiciel imposé : un tableur bien tenu suffit, sur papier ou en version électronique. Le tout prend quelques minutes par jour si tu le fais au fil de l'eau, et un week-end entier si tu attends la déclaration.
Les règles de cette page viennent des fiches officielles de l'administration destinées aux micro-entrepreneurs, relues en octobre 2026. Pour ta situation précise, l'URSSAF ou un comptable tranche.
Ce que la loi demande à un micro-entrepreneur qui vend des marchandises
| Obligation | Ce que c'est | Détail |
|---|---|---|
| Livre des recettes | La liste de tes encaissements | Ordre chronologique, montant, origine, mode de règlement, référence du justificatif |
| Registre des achats | La liste de tes achats | Récapitulé par année, ordre chronologique, mode de règlement, référence du justificatif |
| Justificatifs | Factures, tickets, preuves | À conserver 10 ans |
| Déclaration du chiffre d'affaires | À l'URSSAF | Chaque mois ou chaque trimestre, selon le choix fait à la création |
| Compte bancaire dédié | Un compte réservé à l'activité | Obligatoire si le chiffre d'affaires dépasse 10 000 € deux années de suite |
| Factures | Selon le client et le type de vente | Voir plus bas |
Deux précisions de l'administration. Une écriture enregistrée ne doit plus être modifiée. Et on ne « corrige » jamais un registre après coup pour qu'il tombe juste : on ajoute une ligne de correction datée.
Le registre des achats concerne les activités de vente de marchandises, donc l'achat-revente. Beaucoup de guides généralistes, écrits pour des prestataires de services, n'en parlent qu'en passant : ne l'oublie pas.
Le livre des recettes : une ligne par encaissement
Chaque fois que de l'argent entre, tu ajoutes une ligne, dans l'ordre des dates. La date qui compte est celle de l'encaissement, pas celle de la commande : en micro-entreprise, tu déclares ce que tu as réellement encaissé.
| Date | Référence | Client ou origine | Nature | Montant | Mode de règlement |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/10/2026 | V-0112 | Acheteur Leboncoin, remise en main propre | Enceinte Bluetooth, réf. B-014 | 40,00 € | Espèces |
| 05/10/2026 | V-0113 | Acheteur Vinted, commande finalisée | Veste en jean, réf. C-031 | 22,00 € | Porte-monnaie Vinted |
| 05/10/2026 | V-0114 | Acheteur Leboncoin, livraison | Lampe de bureau, réf. A-007 | 18,00 € | Paiement sécurisé Leboncoin |
L'administration prévoit une simplification : les ventes au détail à des particuliers d'un montant inférieur à 76 € chacune peuvent être inscrites en une seule ligne globale par jour. En pratique, quand on vend sur des plateformes, la ligne par vente reste plus sûre, parce que chaque vente a sa propre trace.
Fais un total tous les trimestres. C'est demandé, et c'est de toute façon le chiffre que tu reportes dans ta déclaration.
Une question revient souvent : faut-il noter le prix payé par l'acheteur ou ce que tu reçois ? Sur Vinted, entre particuliers, les frais de plateforme et le port sont payés par l'acheteur en plus du prix, et tu reçois le prix de vente. Dès que des frais ou une commission sont retenus sur ce qui te revient, ou que le port transite par toi, la question de ce qui entre dans ton chiffre d'affaires mérite une réponse précise : pose-la à l'URSSAF ou à un comptable, et applique toujours la même règle ensuite.
Le registre des achats : chaque article qui entre dans ton stock
Même logique, dans l'autre sens : une ligne par achat, dans l'ordre des dates, récapitulée par année.
| Date | Référence | Fournisseur | Nature | Montant | Mode de règlement | Justificatif |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10/2026 | A-0087 | Vendeur particulier, Leboncoin | Lot de 3 lampes de bureau | 24,00 € | Paiement sécurisé | Capture de la transaction |
| 02/10/2026 | A-0088 | Brocante de quartier | Enceinte Bluetooth | 12,00 € | Espèces | Reçu manuscrit |
| 04/10/2026 | A-0089 | Grossiste | 10 enveloppes à bulles | 6,50 € | Carte | Facture |
En micro-entreprise, tes achats ne se déduisent pas de ton chiffre d'affaires : tes cotisations et ton impôt se calculent sur les recettes. Le registre des achats reste obligatoire, et il te sert à deux choses très concrètes : connaître ta vraie marge, et pouvoir montrer d'où vient ta marchandise si on te le demande.
Les justificatifs à garder, et comment les classer
Tu gardes une pièce pour chaque ligne de tes deux registres, pendant 10 ans. Le format électronique est accepté.
Pour les achats :
- la facture, quand tu achètes à un professionnel ;
- pour un achat à un particulier, tout ce qui établit l'opération : récapitulatif de la transaction sur la plateforme, annonce, échange de messages, ou un reçu daté et signé avec le nom du vendeur, l'objet et le prix.
Pour les ventes :
- le récapitulatif de la commande sur la plateforme ;
- la facture ou la note quand tu en as émis une ;
- le relevé du porte-monnaie de la plateforme et ton relevé bancaire, qui prouvent l'encaissement.
L'achat en espèces à un particulier, sans aucune trace, est le point faible de beaucoup de revendeurs. Prends l'habitude du reçu, même griffonné sur une feuille : date, objet, prix, nom et signature. Sur ce qu'un reçu de ce type vaut exactement, un comptable te répondra pour ton cas.
Un classement qui tient dans la durée : un dossier par année, un sous-dossier par mois, et le numéro de référence de la ligne dans le nom de chaque fichier (« A-0088-recu-enceinte »). Tu retrouves n'importe quelle pièce en dix secondes.
Factures : quand elles sont obligatoires
La règle générale donnée par l'administration :
- vente à un professionnel : une facture à chaque fois ;
- vente d'un bien à un particulier : une facture ou une note si le client la demande, et pour une vente à distance.
Ce second cas te concerne directement. Une vente conclue en ligne et expédiée à l'acheteur est une vente à distance. La manière de remplir cette obligation quand la vente passe par une plateforme (ce que la plateforme émet, ce que tu dois émettre toi-même) dépend de ton statut sur cette plateforme : fais-le valider une fois par un comptable ou par l'URSSAF, puis tiens-toi à la même méthode.
Si tu bénéficies de la franchise en base de TVA, tes factures portent la mention « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts ». Les seuils et le fonctionnement de cette franchise sont dans TVA et achat-revente en micro-entreprise.
Un changement à surveiller : la facturation électronique. D'après la fiche officielle, les micro-entrepreneurs devront émettre leurs factures entre professionnels au format électronique à partir du 1er septembre 2027. Le calendrier a déjà bougé par le passé : vérifie-le auprès de l'administration le moment venu.
Un compte bancaire dédié, obligatoire au-delà d'un seuil
Un micro-entrepreneur n'est pas obligé d'ouvrir un compte professionnel. Mais un compte dédié à l'activité, même un simple compte courant séparé, devient obligatoire quand le chiffre d'affaires dépasse 10 000 € deux années consécutives.
N'attends pas le seuil. Avec un compte séparé, tous les virements de tes porte-monnaie de plateforme arrivent au même endroit, et ton relevé devient une copie de contrôle de ton livre des recettes. Sur Vinted, un transfert hebdomadaire à jour fixe facilite ce rapprochement : voir porte-monnaie Vinted, quand et comment récupérer son argent.
Le tableau unique qui fait les deux registres
Tu n'as pas besoin de deux fichiers. Un seul tableur, une ligne par article, fait le suivi de stock et prépare tes deux registres.
| Colonne | Sert à |
|---|---|
| Référence de l'article | Retrouver l'article et ses pièces |
| Date d'achat, fournisseur, prix d'achat, mode de règlement | Registre des achats |
| Référence du justificatif d'achat | Registre des achats |
| Plateforme et date de mise en ligne | Suivi du stock |
| Date d'encaissement, acheteur, prix encaissé, mode de règlement | Livre des recettes |
| Référence du justificatif de vente | Livre des recettes |
| Frais (emballage, port à ta charge) | Calcul de la marge |
Deux onglets filtrés, l'un sur les achats, l'autre sur les ventes, te donnent tes registres dans l'ordre chronologique. Garde une copie figée chaque fin de trimestre, puisqu'une écriture ne doit plus bouger.
La même feuille te donne ta marge par article et ton argent immobilisé dans le stock. L'organisation physique qui va avec (un code par article, des bacs, une routine) est décrite dans stock, colis, suivi : s'organiser quand les ventes arrivent.
La formation LBCX fournit ses outils de suivi (stock, ventes, marge) déjà construits, pour ne pas partir d'une feuille blanche.
La routine : cinq minutes par jour, une heure par trimestre
Chaque jour de vente ou d'achat :
- Une ligne par achat, avec son justificatif rangé dans le dossier du mois.
- Une ligne par encaissement, à la date où l'argent est réellement reçu.
Chaque semaine :
- Transfert des porte-monnaie de plateforme vers le compte dédié.
- Pointage du relevé bancaire avec le livre des recettes.
Chaque mois ou chaque trimestre, selon ton choix :
- Total des recettes de la période.
- Déclaration du chiffre d'affaires à l'URSSAF, même quand tu n'as rien encaissé.
- Copie figée du tableau.
- Coup d'œil au cumul de l'année, pour surveiller les plafonds du régime et le seuil de TVA.
Le choix du statut, les plafonds et les cotisations sont dans notre guide du statut juridique pour l'achat-revente.
Tenir ses comptes sert aussi à décider. Quand ton tableau montre qu'une famille de produits te laisse deux fois plus de marge qu'une autre, tu sais quoi racheter. Pour choisir les suivants, tu peux partir de TrendTool, un catalogue de produits qui se vendent sur Leboncoin, avec leur prix de revente et le lien du fournisseur, ou de MassResell, un catalogue de produits déjà vendus, à revendre sur Vinted.
Questions fréquentes
Un micro-entrepreneur en achat-revente doit-il tenir une comptabilité ?
Oui, une comptabilité allégée : un livre des recettes chronologique et, pour la vente de marchandises, un registre des achats récapitulé par année. Les justificatifs se conservent 10 ans. Aucun bilan n'est demandé.
Que doit contenir le livre des recettes ?
Pour chaque encaissement, dans l'ordre des dates : le montant, l'origine (l'identité du client), le mode de règlement et la référence du justificatif. Les recettes sont totalisées chaque trimestre.
Peut-on tenir ses comptes dans un tableur ?
Oui. Les registres peuvent être tenus sur papier ou sous forme électronique. La seule contrainte est de ne pas modifier une écriture une fois enregistrée : garde une copie figée à chaque fin de période.
Faut-il un compte bancaire professionnel en micro-entreprise ?
Pas un compte « professionnel » au sens des banques. Un compte dédié à l'activité devient obligatoire quand le chiffre d'affaires dépasse 10 000 € deux années de suite. Un compte courant séparé suffit.
Quel justificatif garder quand on achète à un particulier ?
Tout ce qui établit l'achat : récapitulatif de la transaction sur la plateforme, annonce et messages, ou un reçu daté et signé qui indique le vendeur, l'objet et le prix. Pour la valeur exacte de ces pièces dans ta situation, un comptable tranche.
Combien de temps faut-il garder ses factures et justificatifs ?
10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné, d'après l'administration. Cela vaut pour les registres comme pour les pièces justificatives, au format papier ou électronique.
